Algemene voorwaarden
1. Identiteit van de dienstverlener
IT Flexpoint (hierna “IT Flexpoint”) is een IT-dienstverlener actief in België en de Europese Unie.
Ondernemingsnummer / BTW: BE0725884256
IT Flexpoint levert onder meer:
* IT Support en Managed Services (MSP)
* Service Level Agreements (SLA)
* Consultancy en IT-advies
* IT-projecten en implementaties
* Cybersecurity diensten
* Cloud en Microsoft 365 oplossingen
* Data recovery en hersteldiensten
* Technische installaties
* Hardware en software verkoop
* Verkoop en levering van software van derden
* Recruitment en IT staffing
* Onderhoud en beheer van IT-infrastructuur
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten, leveringen en diensten van IT Flexpoint.
---
2. Toepasselijkheid
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle commerciële relaties tussen IT Flexpoint en haar klanten.
De klant aanvaardt deze voorwaarden door:
* Ondertekening van een offerte
* Plaatsing van een bestelling
* Aanvaarding van een overeenkomst
* Gebruik van diensten geleverd door IT Flexpoint
Afwijkingen zijn enkel geldig indien schriftelijk bevestigd door IT Flexpoint.
Algemene voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk aanvaard.
---
3. Offertes
Offertes zijn geldig gedurende 14 dagen, tenzij anders vermeld.
De aangeboden prijzen zijn gebaseerd op de op dat moment geldende tarieven van leveranciers en kunnen worden aangepast in geval van prijswijzigingen, schommelingen of onvoorziene omstandigheden buiten de controle van IT Flexpoint.
Na het verstrijken van de geldigheidsduur behoudt IT Flexpoint zich het recht voor de prijzen en voorwaarden te herzien.
Werkzaamheden die niet expliciet in de offerte zijn opgenomen worden aan regie gefactureerd.
---
4. Diensten
De exacte scope en voorwaarden van alle diensten worden bepaald in de offerte of overeenkomst.
---
5. Consultancy en overige IT-diensten
Consultancy en projectmatige diensten worden geleverd op basis van uurtarieven of dagtarieven zoals bepaald in de offerte of overeenkomst.
Facturatie:
* Prestaties worden gefactureerd op basis van gepresteerde uren of dagen
* Uren worden afgerond per begonnen werkuur
* Dagprestaties kunnen per begonnen dag worden aangerekend
* IT Flexpoint behoudt zich het recht voor om voorschotten of tussentijdse facturatie toe te passen
Betaling:
* Facturen zijn betaalbaar binnen 14 dagen na factuurdatum
SLA-bepalingen zijn niet van toepassing tenzij uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen.
---
6. Managed Services (MSP) en SLA
6.1 Toepassingsgebied
De MSP-diensten omvatten supportcontracten onder vaste formules, waaronder Flex, Basic, Business en Premium.
De exacte inhoud, prijzen en inbegrepen diensten worden bepaald in de offerte, het gekozen pakket en de beschrijving op de website.
---
6.2 Serviceformules
6.2.1 Prepaid Support (Flex)
* Base fee: €150 / maand
* Inclusief 1 uur support per maand
* Extra support: €130 / uur (bundelprijs): Op voorhand te kiezen
* Extra support buiten gekozen uren: €150 / uur
De klant kiest bij aanvang het aantal supporturen per maand.
De klant kan het aantal supporturen verhogen op elk moment tijdens de looptijd van het contract.
Een verlaging van het aantal supporturen is maximaal één keer per jaar mogelijk en dient vooraf schriftelijk te worden aangevraagd.
Aanpassingen gaan in vanaf de volgende facturatieperiode.
Kenmerken:
* Dienstverlening is uitsluitend reactief
* Geen preventieve monitoring of opvolging
* Geen SLA of prioriteitsgarantie
* Support gebeurt op basis van beschikbaarheid van het supportteam: Doorgaans binnen 1 werkdag
---
6.2.2 Managed Support (Basic, Business, Premium)
* Vaste maandprijs per gebruiker
* Supporturen worden gedeeld binnen de organisatie
* Supportcapaciteit groeit mee met het aantal gebruikers
Per gebruiker inbegrepen:
* 1 antiviruslicentie (primair toestel)
* Microsoft 365 Business Standard / user (Business, Premium)
Extra toestellen:
* €7 per toestel per maand (Flex en Basic)
* €10 per toestel per maand (Business, Premium)
Preventieve diensten (monitoring, updates en onderhoud) zijn inbegrepen afhankelijk van het gekozen pakket.
---
6.3 Support en verbruik
* Support wordt geregistreerd per interventie
* Alle supporturen worden afgerond per begonnen werkuur
Voor MSP:
* Inbegrepen uren vervallen maandelijks en worden niet overgedragen
Voor Flex:
* Inbegrepen uren vervallen maandelijks
* Gekozen uren worden maandelijks gefactureerd
Bij overschrijding:
* €150 per begonnen werkuur
---
6.4 SLA (Service Level Agreement)
De SLA is uitsluitend van toepassing op Managed Support (Basic, Business en Premium) en niet op Flex.
De responstijden en prioriteiten zijn afhankelijk van het gekozen pakket zoals vermeld in de offerte of op de website.
Basic:
* Responstijd: binnen 1 werkdag
Business:
* Responstijd: binnen 6 - 8 werkuren
* Prioritaire behandeling
Premium:
* Responstijd: binnen 4 tot 6 werkuren
* Hoogste prioriteit
* Snellere interventie bij kritieke problemen
* IT advisory inbegrepen
Escalatie (Flex, Basic en Business):
* Op aanvraag van de klant
* Doel responstijd: ± 4 uur
* Verbruik: 1 uur escalatie = 2 uur supportverbruik
De SLA is een inspanningsverbintenis en geen resultaatsverbintenis.
Responstijden zijn indicatief en afhankelijk van de complexiteit van het probleem en de beschikbaarheid van IT Flexpoint. IT Flexpoint voorziet ook externe partners om support te voorzien binnen de voorzien responstijd in geval van overmacht.
De SLA geldt enkel voor systemen die:
* In beheer zijn bij IT Flexpoint
* Ondersteund en compatibel zijn
* Correct onderhouden worden
---
6.5 Preventieve diensten
* Enkel inbegrepen in MSP-pakketten (Basic, Business, Premium)
* Niveau afhankelijk van het gekozen pakket
* Niet van toepassing op Flex
---
6.6 IT Advisory
Enkel inbegrepen in Premium.
Omvat beperkt IT-advies en optimalisaties.
Niet inbegrepen:
* Implementaties
* Projecten
* Migraties
* Cybersecurity trajecten
---
6.7 On-site interventies
* €150 per begonnen werkuur → De supporturen kunnen hiervoor gebruikt worden.
* Verplaatsingskosten worden afzonderlijk aangerekend:
* € 1 per km
* Voorrijkosten: € 75 / uur
---
7. Hardware verkoop
IT Flexpoint verkoopt hardware van externe fabrikanten en leveranciers.
* Enkel de fabrieksgarantie van de fabrikant is van toepassing
* IT Flexpoint biedt geen eigen garantie tenzij uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen
* Defecte hardware wordt behandeld volgens de garantieprocedure van de fabrikant
* Transport-, installatie- en interventiekosten kunnen afzonderlijk worden aangerekend
---
8. Software van derden
IT Flexpoint levert software van derden.
Voor deze software gelden uitsluitend de licentievoorwaarden van de betreffende leverancier.
IT Flexpoint is niet aansprakelijk voor:
* Softwarefouten
* Storingen of downtime
* Beveiligingsproblemen
* Wijzigingen in licentievoorwaarden of prijzen
---
9. Cloud, abonnementen en Microsoft 365
IT Flexpoint treedt op als reseller of beheerpartner van cloudoplossingen en abonnementen. Deze worden automatisch vernieuwd.
De dienstverlening wordt geleverd via externe leveranciers.
IT Flexpoint is niet aansprakelijk voor:
* Storingen bij leveranciers
* Dataverlies veroorzaakt door externe platformen
* Wijzigingen in licentievoorwaarden
* Automatische prijswijzigingen van leveranciers
* Licentieaanpassingen door vendor
* Jaarlijkse indexering of herziening
* Stopzetting of wijziging door derde leverancier.
---
10. Recruitment en staffing
IT Flexpoint kan kandidaten voorstellen of consultants ter beschikking stellen.
Recruitmentvergoeding:
* Bij het enkel voorstellen van een kandidaat (zonder prescreening) bedraagt de vergoeding 10% van het bruto jaarloon van de kandidaat.
* Indien IT Flexpoint bijkomende diensten levert zoals prescreening, interviews, evaluaties of begeleiding van het selectieproces, bedraagt de recruitmentvergoeding minimaal 15% van het bruto jaarloon, tenzij anders overeengekomen in de offerte.
Betaling:
* De recruitmentvergoeding is verschuldigd bij ondertekening van de arbeidsovereenkomst of bij de start van de samenwerking met de kandidaat.
* Facturen zijn betaalbaar binnen 14 dagen.
Verbod op omzeiling:
* Indien de klant een voorgestelde kandidaat rechtstreeks of via een derde aanwerft zonder tussenkomst van IT Flexpoint, blijft de recruitmentvergoeding verschuldigd.
* Deze clausule blijft van toepassing tot 12 maanden na de laatste voorstelling van de kandidaat.
---
11. Contractduur en opzeg
* Abonnementen hebben een minimumduur van 12 maanden
* Contracten kunnen een langere looptijd hebben
* Automatische vernieuwing
* Automatische vernieuwing
Betaling:
* Maandelijks
* Halfjaarlijks
* Jaarlijks (Standaard)
Bij jaarlijkse betaling kan een tijdelijke korting worden toegekend.
Opzeg:
* Minimaal 2 maanden vóór vervaldatum
* Contracten hebben een eigen startdatum en bijhorende opzegtermijn
---
12. Verantwoordelijkheid van de klant
De klant is verantwoordelijk voor:
* De klant blijft zelf verantwoordelijk voor het bestaan en de controle van functionele back-ups, tenzij back-upbeheer uitdrukkelijk en schriftelijk deel uitmaakt van het gekozen pakket of een aparte overeenkomst.
* Het naleven van beveiligingsmaatregelen
* Het correct gebruik van softwarelicenties en het vermijden van illegale software of downloads
* Het voorzien van een functionerende IT-infrastructuur indien deze niet door IT Flexpoint wordt geleverd of beheerd
IT Flexpoint is niet verantwoordelijk voor dataverlies tenzij dit het gevolg is van zware fout of opzet.
---
13. Betaling
Facturen zijn betaalbaar binnen 14 dagen tenzij anders vermeld.
Bij laattijdige betaling zijn automatisch verschuldigd:
* Wettelijke interesten volgens de Belgische wet op betalingsachterstand
* Een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het factuurbedrag (minimum €75)
IT Flexpoint behoudt zich het recht voor om bij niet-betaling:
* Diensten op te schorten
* Licenties te blokkeren
* Contracten te beëindigen
---
14. Aansprakelijkheid
De aansprakelijkheid van IT Flexpoint is beperkt tot:
* De waarde van de geleverde dienst tot 3 maanden voorafgaand de geleverde dienst
* Het bedrag van de factuur
IT Flexpoint is niet aansprakelijk voor:
* Indirecte schade
* Verlies van winst
* Verlies van data
* Bedrijfsstilstand
* Cyberincidenten veroorzaakt door derden
---
15. Overmacht
IT Flexpoint kan niet aansprakelijk worden gesteld bij overmacht, waaronder maar niet beperkt tot:
* Netwerkstoringen
* Cloudstoringen
* Cyberaanvallen
* Stroomonderbrekingen
* Problemen bij leveranciers
* Natuurrampen
* Ziekte of onbeschikbaarheid van personeel
* Stakingen
* Overheidsmaatregelen
* Onvoorziene technische of operationele omstandigheden
Deze opsomming is niet limitatief.
---
16. Intellectuele eigendom
Alle documentatie, scripts, configuraties, ontwerpen en communicatie blijven eigendom van IT Flexpoint tenzij anders overeengekomen.
---
17. Vertrouwelijkheid
Beide partijen verbinden zich ertoe alle vertrouwelijke informatie geheim te houden.
---
18. GDPR en gegevensbescherming
IT Flexpoint verwerkt persoonsgegevens conform de Europese GDPR-regelgeving.
Persoonsgegevens worden enkel verwerkt voor:
* Levering van diensten
* Contractbeheer
* Facturatie
* Support en onderhoud
Indien van toepassing kan een verwerkersovereenkomst worden afgesloten.
---
19. Beëindiging
IT Flexpoint kan een overeenkomst beëindigen bij:
* Niet-betaling
* Contractbreuk
* Misbruik van systemen
---
20. Toepasselijk recht
Op alle overeenkomsten is het Belgisch recht van toepassing.
Geschillen vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement Leuven, België.